E-Rechnung: Alles, was Sie wissen müssen – Vorteile, Funktionsweise und die neue Pflicht ab 2025

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine E-Rechnung?
• Die E-Rechnungspflicht ab 2025: Was ändert sich?
• Warum lohnt sich die E-Rechnung schon jetzt?
• Wie funktioniert eine E-Rechnung?
• Welche Formate gibt es für E-Rechnungen?
• Was müssen Unternehmen zur E-Rechnungspflicht ab 2025 beachten?
• Fazit: Jetzt auf E-Rechnungen umstellen und von den Vorteilen profitieren

Die Digitalisierung der Geschäftswelt schreitet voran – und die Rechnungsstellung ist ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung. Ab dem 01.01.2025 tritt in der gesamten EU eine E-Rechnungspflicht in Kraft, die auch Unternehmen in Deutschland betrifft. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine E-Rechnung ist, welche Vorteile sie bietet, wie sie funktioniert und was Sie zur neuen Pflicht ab 2025 wissen müssen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einer PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, erfüllt eine E-Rechnung spezielle technische und rechtliche Anforderungen. Sie wird in einem standardisierten Format (z. B. XML) übermittelt und kann automatisch verarbeitet werden.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025: Was ändert sich?

Ab dem 01.01.2025 gilt in der gesamten EU eine verpflichtende E-Rechnungspflicht für Unternehmen. Diese Pflicht wurde im Rahmen der Richtlinie 2014/55/EU eingeführt und soll die Digitalisierung der Rechnungsstellung vorantreiben. In Deutschland wird die EU-Richtlinie durch das E-Rechnungs-Gesetz umgesetzt.

Wichtige Fakten zur E-Rechnungspflicht ab 2025:

• Geltungsbereich: Die Pflicht betrifft alle Rechnungen, die zwischen Unternehmen (B2B) und zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern (B2G) ausgestellt werden.
• Format: Rechnungen müssen in einem standardisierten, elektronischen Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) erstellt werden.
• Technische Anforderungen: Die Rechnungen müssen maschinenlesbar sein und die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen.
• Ausnahmen: Kleine Unternehmen (KMU) können unter bestimmten Voraussetzungen von der Pflicht ausgenommen werden, doch die genauen Regelungen werden noch finalisiert.

Warum lohnt sich die E-Rechnung schon jetzt?

Auch wenn die Pflicht erst ab 2025 gilt, bietet die E-Rechnung bereits heute zahlreiche Vorteile. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren von:

1. Kosteneinsparungen

• Keine Kosten für Papier, Druck und Porto.
• Geringerer Aufwand für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen.

2. Zeitersparnis

• Automatisierte Erstellung, Versendung und Verarbeitung von Rechnungen.
• Schnellere Zahlungsabwicklung durch kürzere Bearbeitungszeiten.

3. Fehlerreduzierung

• Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Fehler.
• Automatische Plausibilitätsprüfungen sorgen für korrekte Rechnungen.

4. Umweltfreundlichkeit

• Reduzierung von Papierverbrauch und CO₂-Emissionen.
• Beitrag zur Nachhaltigkeit und zum Green Business.

5. Bessere Übersicht und Transparenz

• Digitale Archivierung erleichtert die Suche und Verwaltung von Rechnungen.
• Echtzeit-Überblick über offene und bezahlte Rechnungen.

Wie funktioniert eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung basiert auf einem standardisierten Prozess, der folgende Schritte umfasst:

1. Erstellung der Rechnung: Die Rechnung wird in einem strukturierten Datenformat (z. B. XML) erstellt und enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben.
2. Übermittlung der Rechnung: Die Rechnung wird über ein elektronisches System (z. B. EDI, Webportal oder PEPPOL) an den Empfänger gesendet.
3. Empfang und Verarbeitung: Der Empfänger erhält die Rechnung in seinem System, wo sie automatisch verarbeitet wird.
4. Archivierung: Die Rechnung wird digital archiviert und ist jederzeit abrufbar.

Welche Formate gibt es für E-Rechnungen?

Es gibt verschiedene Formate für E-Rechnungen, die sich in ihrer Komplexität und Anwendbarkeit unterscheiden:

• ZUGFeRD: Ein in Deutschland weit verbreitetes Format, das sowohl maschinenlesbare Daten (XML) als auch eine menschenlesbare PDF-Datei enthält.
• XRechnung: Das Standardformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
• PEPPOL: Ein internationales Netzwerk für den Austausch von E-Rechnungen, das vor allem im europäischen B2B- und B2G-Bereich genutzt wird.

Was müssen Unternehmen zur E-Rechnungspflicht ab 2025 beachten?

Um die E-Rechnungspflicht ab 2025 zu erfüllen, sollten Unternehmen folgende Schritte einleiten:

1. Software-Anpassungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen unterstützt.
2. Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen.
3. Testphase einplanen: Führen Sie Testläufe durch, um sicherzustellen, dass die Technik reibungslos funktioniert.
4. Rechtliche Anforderungen prüfen: Informieren Sie sich über die genauen Vorgaben der E-Rechnungspflicht.

Fazit: Jetzt auf E-Rechnungen umstellen und von den Vorteilen profitieren

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung der Geschäftswelt. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren nicht nur von den gesetzlichen Vorgaben, sondern auch von Kosteneinsparungen, Zeitersparnis und mehr Effizienz. Nutzen Sie die Zeit bis 2025, um Ihre Prozesse anzupassen und sich optimal auf die neue Pflicht vorzubereiten.

Sind Sie bereit für die E-Rechnung? Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie wir Sie bei der Umstellung unterstützen können.